La presente guida nasce per accompagnare le associazioni sportive dilettantistiche nella redazione corretta del verbale relativo al cambio degli incarichi sociali, documento fondamentale per la trasparenza interna, per la regolarità amministrativa e per eventuali adempimenti verso enti esterni. Un verbale chiaro e completo non solo attesta le decisioni dell’assemblea o del consiglio direttivo, ma consente anche di dimostrare il rispetto delle procedure statutarie e delle norme di legge, facilitando le comunicazioni con istituti bancari, registri e organismi di controllo.
Questa introduzione illustra l’importanza di tenere traccia formale delle variazioni negli organi sociali e offre una panoramica pratica sugli elementi essenziali che un verbale dovrebbe contenere, sulle modalità di verbalizzazione e sulla conservazione della documentazione, in modo da rendere il processo ripetibile e difendibile in sede amministrativa. L’obiettivo è fornire uno strumento operativo e comprensibile, utile sia ai responsabili che redigono i verbali sia ai soci che devono prendere parte alle procedure decisionali.
Indice
Come compilare un verbale per cambio incarichi per asd
Il verbale che documenta il cambio degli incarichi in una Associazione Sportiva Dilettantistica deve consentire a chiunque lo legga in futuro di ricostruire con precisione non soltanto la decisione assunta ma l’intero contesto formale in cui la decisione è stata presa, per cui deve aprirsi con l’indicazione inequivocabile del luogo, della data e dell’ora in cui la riunione si è svolta, del tipo di assemblea o organo riunito (assemblea ordinaria o straordinaria, consiglio direttivo, collegio dei revisori ecc.) e della modalità di convocazione utilizzata, richiamando eventualmente l’avviso di convocazione e le modalità di pubblicazione o notifica previste dallo statuto. È inoltre essenziale che il verbale riporti l’elenco completo e identificativo dei presenti, con nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale o altro identificativo previsto dallo statuto, residenza o domicilio associativo, la qualifica rivestita all’interno dell’associazione (socio, presidente, consigliere uscente o entrante, revisore, delegato), e gli eventuali poteri di rappresentanza ricevuti da soggetti assenti; ogni presenza per delega deve essere comprovata da documento allegato o annotazione che renda immediatamente verificabile l’esistenza della procura e la sua regolarità rispetto alle norme statutarie.
Il verbale deve dare conto del presidio della regolarità dell’adunanza: occorre dichiarare che il presidente dell’assemblea o del consiglio ha verificato il rispetto delle norme statutarie sulla costituzione del quorum e, se previste, le modalità di verbalizzazione, nominando eventualmente il verbalizzante o segretario dell’adunanza e la persona che presiede i lavori; la procedura di constatazione del numero dei presenti e della legittimazione al voto deve risultare chiaramente descritta, così come vanno annotate eventuali contestazioni sull’operato della presidenza o sulla regolarità della convocazione, con l’esito della discussione.
Per quanto riguarda il merito della variazione degli incarichi, il verbale deve descrivere in modo analitico l’oggetto posto all’ordine del giorno, le motivazioni che hanno condotto alla proposta di revoca, dimissione o nomina e le eventuali dichiarazioni degli interessati: nel caso di dimissioni o revoca vanno allegati i testi delle lettere o comunicazioni formali di dimissione, la data di efficacia delle stesse e ogni eventuale dichiarazione resa dal dimissionario in assemblea; nel caso di nomina occorre riportare il nominativo completo del candidato, la dichiarazione di accettazione dell’incarico, l’eventuale curriculum o dichiarazione di esperienza e la presa d’atto degli obblighi connessi all’incarico, nonché la data di inizio e, se prevista, la durata del mandato. Tutte le attribuzioni di poteri particolari devono essere specificate con chiarezza: se l’incarico conferisce rappresentanza legale, poteri di firma verso istituti bancari, sottoscrizione di contratti, gestione di rapporti con federazioni o enti pubblici, deleghe amministrative o fiscali, l’ambito concreto di tali poteri, le eventuali limitazioni e le modalità di esercizio (firma singola o congiunta) devono essere riportate nel verbale per evitare ambiguità e per renderle opponibili a terzi.
Il registro delle votazioni e dell’esito del procedimento decisionale deve essere dettagliato: la procedura di votazione (palese, segreta, per alzata di mano, per appello nominale), l’ordine formale con cui si è proceduto ai voti, l’indicazione puntuale del numero di voti favorevoli, contrari e di astenuti, e l’eventuale ricorso a strumenti di conteggio e scrutinio devono risultare, insieme a ogni richiesta di verbalizzazione delle opposizioni e alle dichiarazioni di voto se richieste dallo statuto. Se la nomina o revoca richiede particolari maggioranze previste dallo statuto o dalla legge, il verbale dovrebbe esplicitare i riferimenti normativi o statutari invocati e come le risultanze di voto soddisfano tali requisiti.
È buona prassi integrare il verbale con una chiara indicazione della documentazione allegata: copia delle dimissioni, dichiarazione di accettazione, eventuali autocertificazioni o certificati richiesti dallo statuto (per esempio di inesistenza di cause di incompatibilità), copie dei documenti d’identità dei nominati o dei loro poteri, e ogni altro documento rilevante per la presa d’atto (ad esempio certificati amministrativi, comunicazioni da federazioni sportive o dall’ufficio del registro). Tutto ciò deve essere materialmente allegato e richiamato nel testo del verbale, con riferimento a numero e posizione nel libro dei verbali o nel fascicolo amministrativo dell’associazione, in modo che il fascicolo dell’associazione contenga la documentazione integrale e ricomponibile.
La parte finale del verbale deve contenere le sottoscrizioni formali: la firma del presidente dell’assemblea o dell’organo che ha presieduto i lavori, la firma del segretario verbalizzante e, se richiesto dallo statuto, la firma dei componenti che hanno presenziato alla verbalizzazione o dei revisori che attestano la regolarità formale. Se previsto, il verbale può essere controfirmato anche dagli interessati (la persona che subentra e quella che cessa) quale presa d’atto dell’avvenuta consegna e accettazione. È inoltre opportuno che il verbale specifichi le istruzioni e i termini per la comunicazione delle variazioni agli enti terzi: banca, Agenzia delle Entrate, CONI o federazione sportiva, Registro delle Associazioni se esistente, uffici comunali, nonché l’eventuale incarico a un delegato per espletare tali comunicazioni e procedere all’aggiornamento dei mandati bancari e delle assicurazioni. Non va infine trascurata la conformità alla normativa sulla privacy: il verbale deve trattare i dati personali in osservanza del GDPR, e se allega documenti contenenti dati sensibili occorre esplicitare la base giuridica del loro trattamento e le modalità di conservazione.
Per completezza e opponibilità a terzi, il verbale deve essere numerato progressivamente nel libro dei verbali previsto dallo statuto, indicare il luogo e la data di trascrizione, e conservato nella sede sociale secondo le modalità previste dall’associazione; andrebbe inoltre annotato l’avvenuto deposito o comunicazione agli enti interessati con la data e l’eventuale numero di protocollo delle pratiche aperte. Al di là degli elementi formali, il criterio guida è la chiarezza: ogni cambiamento di incarico deve essere descritto in modo tale che non rimangano dubbi sulla identità delle persone coinvolte, sulla portata dei poteri trasferiti, sulla temporalità dell’effetto e sulla corretta procedura seguita, così che il verbale costituisca documento pienamente efficace sia all’interno dell’associazione sia nei rapporti con terzi.
Se lo desideri, posso tradurre questi requisiti in un testo-esempio di verbale adattabile allo statuto della tua ASD o indicare quali clausole statutarie verificare per assicurare che la procedura sia corretta.
Esempio di verbale per cambio incarichi per asd
VERBALE DI ASSEMBLEA PER CAMBIO INCARICHI
Associazione Sportiva Dilettantistica: __________
Luogo: __________
Data: __________
Ora inizio: __________
Ora fine: __________
Presenti (elenco nominativo e carica, se presenti):
1) __________ — Carica: __________ — Firma: __________
2) __________ — Carica: __________ — Firma: __________
3) __________ — Carica: __________ — Firma: __________
4) __________ — Carica: __________ — Firma: __________
5) __________ — Carica: __________ — Firma: __________
(Allegare elenco completo partecipanti e deleghe, se presenti)
Presiede l’assemblea: __________ (Nome e cognome)
Assume la funzione di segretario verbalizzante: __________ (Nome e cognome)
Constatazione del numero dei presenti e del quorum:
Numero presenti: __________
Numero deleghe: __________
Quorum statutario richiesto: __________
Quorum raggiunto: Sì / No (barrare): __________
Ordine del giorno:
1) Comunicazioni dell’organo convocante: __________
2) Considerazione e approvazione del cambio incarichi del Consiglio Direttivo e/o delle cariche sociali
3) Nomine e designazioni successive
4) Varie ed eventuali
Svolgimento dell’assemblea:
Il Presidente illustra i motivi della convocazione e propone le modifiche agli incarichi sociali come segue:
Incarichi attuali (prima della modifica):
Presidente: __________
Vicepresidente: __________
Segretario: __________
Tesoriere: __________
Consiglieri: __________
Altre cariche: __________
Proposte di nuova composizione (da deliberare):
Presidente: __________
Vicepresidente: __________
Segretario: __________
Tesoriere: __________
Consiglieri: __________
Altre cariche e relative attribuzioni: __________
Per ciascuna proposta si procede alla votazione:
Proposta n. 1 — Nomina di __________ a Presidente
Votanti: __________
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Esito: Approvata / Respinta: __________
Proposta n. 2 — Nomina di __________ a Vicepresidente
Votanti: __________
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Esito: Approvata / Respinta: __________
Proposta n. 3 — Nomina di __________ a Segretario
Votanti: __________
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Esito: Approvata / Respinta: __________
Proposta n. 4 — Nomina di __________ a Tesoriere
Votanti: __________
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Esito: Approvata / Respinta: __________
(Proseguire con ulteriori proposte e relative schede di voto, se necessario)
Delibera finale:
L’assemblea, con il quorum previsto dallo statuto, approva le nomine e le modifiche degli incarichi come sopra specificato. Le nuove cariche assumono decorrenza dal: __________
Attribuzioni e deleghe operative:
Eventuali deleghe conferite (es. firma conti bancari, gestione attività sportive, rapporti con enti, ecc.): __________
Limiti di delega e durata: __________
Adempimenti successivi:
Si incarica il/la Presidente/segretario di eseguire i seguenti adempimenti:
– Comunicazione al Registro CONI/Registro Regionale/CCIAA: __________
– Aggiornamento firme bancarie presso: __________
– Aggiornamento documento sociale e pubblicazioni obbligatorie: __________
– Altro: __________
Dichiarazioni:
Gli interessati alle nuove nomine dichiarano di accettare l’incarico e di non trovarsi in cause di incompatibilità o impedimenti ai sensi dello statuto e della normativa vigente.
Dichiarazione di accettazione di: __________ (Nome) — Firma: __________
Dichiarazione di accettazione di: __________ (Nome) — Firma: __________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: __________
Il Presidente dell’assemblea: __________ — Firma: __________
Il Segretario verbalizzante: __________ — Firma: __________
Allegati:
1) Elenco firme partecipanti e deleghe: __________
2) Copia dello statuto (se prevista): __________
3) Documentazione varia allegata: __________