La presente guida accompagna nella redazione del verbale di primo insediamento del revisore unico, documento fondamentale che attesta l’assunzione formale dell’incarico e costituisce prova delle dichiarazioni, delle modalità e dei termini relativi all’esercizio della funzione di controllo. Il verbale non è soltanto un adempimento formale: contiene informazioni essenziali quali l’accettazione dell’incarico, l’identificazione delle parti, la durata del mandato, l’indicazione dei poteri conferiti e delle eventuali incompatibilità o situazioni preesistenti che possano influire sull’indipendenza del revisore, oltre alle modalità di comunicazione e conservazione della documentazione.
Una corretta redazione tutela sia il revisore sia la società, offrendo chiarezza sulle responsabilità e sulle procedure operative e riducendo il rischio di contestazioni future; per questo la guida illustra come impostare il verbale in modo chiaro, completo e conforme alle consuetudini professionali, suggerendo accorgimenti pratici per evitare omissioni formali e per integrare il documento con gli allegati necessari. Seguendo le indicazioni riportate, il lettore potrà predisporre un verbale efficace, facilmente verificabile e idoneo a soddisfare le esigenze di trasparenza richieste dalle parti coinvolte e dagli organi di controllo.
Indice
Come compilare un verbale di primo insediamento revisore unico
Il verbale di primo insediamento del revisore unico deve dare evidenza formale e completa di tutti gli elementi che consentono di ricostruire in modo incontestabile la legittimità dell’incarico, l’effettiva accettazione e l’inizio dell’esercizio delle funzioni, nonché di chiarire i limiti, i doveri e le modalità operative dell’incarico stesso. In apertura il documento deve identificare in modo inequivocabile la società interessata: la ragione sociale, la forma giuridica, la sede legale e, se utile per l’immediata identificazione, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese e il codice fiscale. Vanno quindi riportate la data, l’ora e il luogo in cui il verbale è redatto, perché queste indicazioni sono fondamentali per stabilire il momento effettivo di insediamento e per la corretta tenuta dei libri sociali.
Il verbale deve poi indicare chi è presente e in quale qualità interviene ciascuno: la persona nominata revisore unico, con i dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale), eventuali rappresentanti dell’organo che ha deliberato la nomina e la persona che redige e sottoscrive il verbale, specificando i poteri di chi firma come segretario o verbalizzante. Occorre anche richiamare la delibera che ha disposto la nomina, riportandone data, organo che l’ha adottata (assemblea dei soci, consiglio di amministrazione, ecc.), ed eventuali riferimenti al verbale o alla lista degli aventi diritto che hanno partecipato alla deliberazione, in modo che risulti il procedimento formale attraverso cui l’incarico è stato conferito.
È essenziale inserire la dichiarazione di accettazione dell’incarico resa dal revisore unico; tale dichiarazione deve essere chiara e datata e recare l’indicazione dell’epoca di inizio dell’incarico e della durata del mandato, con eventuale indicazione del periodo di validità o del termine di scadenza se previsto dallo statuto o dalla delibera di nomina. Sempre nella stessa dichiarazione il revisore unico deve attestare il possesso dei requisiti di professionalità e onorabilità richiesti dalla normativa applicabile e, se del caso, l’iscrizione all’albo professionale competente o al Registro dei Revisori, indicando numero di iscrizione e data. Qualora l’incaricato operi tramite uno studio o una società di revisione, il verbale deve chiarire se l’incarico è personale o svolto nell’ambito di una organizzazione professionale, specificando i soggetti che effettivamente svolgeranno le attività, e riportare eventuali deleghe o conferimenti di poteri.
Una parte cruciale del verbale è la dichiarazione di indipendenza e l’assenza di cause di incompatibilità o di conflitto di interessi: il revisore deve dichiarare esplicitamente di non trovarsi in rapporti che possano comprometterne l’indipendenza rispetto alla società o ai suoi amministratori, o di indicare puntualmente le situazioni che esistono e le misure eventualmente adottate per garantirne la neutralità. Collegata a questa è la necessità di riportare qualsiasi rapporto economico, professionale o parentale rilevante intercorrente tra il revisore e la società, i soci o gli amministratori, affinché il verbale documenti con trasparenza eventuali cause di incompatibilità o situazioni che richiedono l’astensione da parte del revisore.
Il verbale deve descrivere i documenti che il revisore dichiara di aver ricevuto o di aver richiesto per poter iniziare l’attività: lo statuto, l’ultimo bilancio approvato, i libri sociali e contabili, l’elenco aggiornato dei soci e ogni altra informazione utile alla valutazione preliminare dell’incarico. È opportuno che il verbale riporti la presa in consegna, o la richiesta formale, di tali documenti e la data a partire dalla quale il revisore li ha acquisiti, perché questo costituisce prova dell’avvio dell’attività ispettiva e serve a definire il perimetro informativo della prima fase di lavoro.
Altre informazioni operative che devono trovare posto nel verbale riguardano la determinazione dei compensi e le modalità di liquidazione e rimborso spese, così come l’eventuale presenza di polizze di responsabilità professionale obbligatorie o consigliate; questi elementi, riportati con chiarezza, evitano futuri contestazioni in ordine alle prestazioni e formano parte integrante dell’accordo tra la società e il revisore. Vanno anche indicate le modalità di comunicazione ufficiale tra la società e il revisore (indirizzo per le notifiche, PEC, recapiti) e l’indicazione dell’ufficio o della persona interna alla società deputata a fornire documenti e informazioni richieste.
Il verbale deve poi dare conto delle modalità e della frequenza con cui il revisore intende svolgere le attività di vigilanza o revisione: pur senza entrare nel dettaglio del piano di lavoro, è utile che sia annotata la previsione delle riunioni periodiche con gli organi società, i termini per la presentazione delle relazioni intermedie e della relazione finale al termine del mandato, e l’eventuale coordinamento con altri soggetti incaricati (società di revisione esterne, consulenti). È altresì opportuno che il verbale riporti eventuali riserve o condizioni poste dal revisore al momento dell’accettazione, così come eventuali patti particolari relativi alla garanzia di indipendenza, alla conservazione della documentazione o all’uso di collaboratori.
Dal punto di vista formale il verbale deve contenere le firme: la sottoscrizione del revisore che accetta l’incarico e la firma della persona che redige il verbale, con l’indicazione dei relativi ruoli e, se richiesto dalle prassi societarie, la firma degli amministratori o del segretario che hanno preso parte all’insediamento. È buona prassi allegare al verbale i documenti probatori quali la lettera di incarico, il curriculum professionale, copie dei documenti di riconoscimento e la certificazione di iscrizione all’albo, inserendoli come allegati che vengono richiamati esplicitamente nel testo e numerati per facilitarne la consultazione futura. Infine, il verbale dovrebbe contenere una clausola che dichiari l’avvenuta annotazione nei libri sociali competenti (libro delle adunanze e delle deliberazioni o altro registro previsto), in modo che risulti la regolare tenuta della documentazione societaria e la tracciabilità dell’evento di insediamento ai fini della governance e della compliance aziendale.
Esplicitare con chiarezza e dettaglio ciascuno di questi elementi nel verbale di primo insediamento non è solo un adempimento formale: costituisce il primo atto che definisce la responsabilità del revisore, tutela la società e i terzi interessati, e crea la base documentale necessaria per eventuali verifiche successive da parte di organi di controllo o dell’autorità competente.
Esempio di verbale di primo insediamento revisore unico
VERBALE DI PRIMO INSEDIAMENTO DEL REVISORE UNICO
L’anno __________, il giorno __________ del mese di __________, alle ore __________, in __________ (sede legale della società) via/piazza __________ n. __________, si è riunito il Revisore Unico nominato dalla società __________, con sede legale in __________, codice fiscale/partita IVA __________, iscritta al Registro delle Imprese di __________ al n. __________.
Presenti:
– Il/La Sig./Sig.ra __________, nato/a a __________ il __________, residente in __________ (indirizzo) codice fiscale __________, identificato/a con documento tipo __________ n. __________, nella qualità di Revisore Unico;
– Per la società, il/la Sig./Sig.ra __________, nella qualità di __________ (es. Legale Rappresentante), nato/a a __________ il __________, residente in __________, codice fiscale __________, identificato/a con documento tipo __________ n. __________. (indicare se presenti altri soggetti) __________.
Premesso che:
– In data __________ l’organo competente (Assemblea/Consiglio di Amministrazione) della società ha deliberato la nomina del Revisore Unico con verbale n. __________;
– Il mandato ha decorrenza dal __________ per la durata di __________ (anni/mesi) e la retribuzione è stata stabilita in __________ (se previsto);
Si redige il presente verbale per attestare il primo insediamento del Revisore Unico ai fini dell’accettazione dell’incarico e della presa in carico della documentazione sociale rilevante.
1) Accettazione dell’incarico
Il/la Sig./Sig.ra __________ dichiara di accettare l’incarico di Revisore Unico conferitogli dalla società __________ con efficacia a decorrere dal __________ e di essere a conoscenza dei compiti e delle responsabilità connessi alla carica.
2) Dichiarazioni del Revisore
Il/la Revisore dichiara:
– di possedere i requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza previsti dalla vigente normativa (SI/NO) __________;
– di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o cause ostative previste dalla legge (SI/NO) __________;
– di accettare l’incarico alle condizioni economiche concordate (SI/NO) __________.
3) Verifica e acquisizione della documentazione
In occasione del primo insediamento sono stati acquisite e prese visione, in originale o copia conforme, le seguenti documentazioni (barrare e indicare eventuali note):
– Statuto e Atto Costitutivo: __________
– Verbale di nomina del Revisore Unico (Assemblea/Consiglio) del __________, rep. n. __________: __________
– Ultimo bilancio approvato e nota integrativa: __________
– Libri sociali obbligatori (registro soci, libro verbali assemblee, libro delle decisioni del CDA, ecc.): __________
– Elenco degli amministratori e dei procuratori con relativo potere e limiti: __________
– Documentazione contabile e libri contabili (prima nota, giornale, libro inventari, registro IVA, ecc.): __________
– Procure e deleghe: __________
– Eventuali contratti rilevanti e situazioni pendenti (supply, leasing, finanziamenti, contenziosi): __________
– Altro (specificare): __________
4) Modalità di svolgimento dell’incarico e pianificazione
Si concordano le seguenti modalità operative e pianificazione degli interventi:
– Sede per l’esercizio dell’incarico e ricezione documenti: __________
– Orari di accesso alla documentazione e persone di riferimento in azienda: __________
– Periodicità delle verifiche e dei rapporti con gli organi della società (es. relazioni semestrali/annuali): __________
– Data prevista per il primo controllo/visita: __________
– Termine per la presentazione della prima relazione al Consiglio/Assemblea: __________
– Modalità e termini per l’invio di comunicazioni al Registro delle Imprese e ad altri enti, se dovuti: __________
5) Deposito firme e documenti
– Deposito del presente verbale nel libro delle convocazioni/deliberazioni (o altro registro): luogo __________, registro n. __________, foglio/posizione __________.
– Firma e/o carta intestata e timbro del Revisore: deposito presso __________ (specificare eventuale cauzione o fideiussione se prevista): __________.
6) Compensi, spese e rimborso
– Compenso stabilito e modalità di pagamento: importo __________, periodicità __________, modalità pagamento __________.
– Modalità di rimborso spese documentate: __________.
7) Comunicazioni agli organi e adempimenti
– Il Revisore dichiara di provvedere alle comunicazioni obbligatorie previste dalla normativa vigente (es. comunicazione all’Organismo di Vigilanza, Registro dei Revisori, ecc.) entro i termini di legge (SI/NO) __________.
– Eventuali altre comunicazioni da parte della società: __________.
Non essendovi altre questioni da trattare, il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo __________, data __________
Il Revisore Unico
Firma: __________
Per presa visione e consegna documenti
Il/La Legale Rappresentante
Nome e qualifica: __________
Firma: __________
Eventuali allegati:
– Elenco documenti consegnati in copia/originale: __________
– Copia del documento d’identità del Revisore: __________
– Copia del verbale di nomina: __________
FINE VERBALE