Redigere correttamente il verbale relativo all’affitto di un locale per un’associazione culturale è un passaggio fondamentale per formalizzare accordi, tutelare le parti coinvolte e garantire la trasparenza nella gestione degli spazi e delle risorse. Un verbale chiaro e completo non solo documenta le decisioni prese dall’assemblea o dal consiglio direttivo, ma costituisce anche uno strumento utile in caso di controversie, controlli amministrativi o richieste di finanziamento, permettendo di dimostrare l’oggetto dell’affitto, le condizioni concordate e gli impegni assunti.
Questa guida offre indicazioni pratiche e suggerimenti operativi per la redazione del verbale: come riportare i dati identificativi delle parti, descrivere le condizioni principali dell’accordo, registrare le deliberazioni assembleari e conservare la documentazione in modo appropriato. Vengono inoltre richiamati alcuni aspetti normativi e fiscali di cui tenere conto e raccomandata l’adozione di misure di tutela come la verifica dei requisiti del locale e la copertura assicurativa. Le informazioni proposte hanno carattere orientativo e, per situazioni complesse o con implicazioni rilevanti, è opportuno avvalersi di consulenza legale o fiscale specialistica.
Indice
Come compilare un verbale affitto locale associazione culturale
Nel verbale che attesta l’affitto di un locale destinato ad attività di un’associazione culturale devono comparire con chiarezza e precisione tutti i dati identificativi delle parti coinvolte, indicando per il locatore il nome o la ragione sociale, il codice fiscale o partita IVA se presente, l’indirizzo di residenza o la sede legale e i riferimenti dei soggetti titolari della rappresentanza; per l’associazione deve essere specificata la denominazione completa, la natura giuridica (ad esempio associazione culturale o ETS), il codice fiscale, la sede statutaria, il numero di iscrizione nei registri associativi eventualmente vigenti, oltre al nominativo e alla qualità della persona che sottoscrive il contratto in nome e per conto dell’associazione, allegando il documento che dimostri la delibera dell’organo competente che autorizza la locazione e la procura o il mandato del rappresentante a firmare. Deve essere indicato il luogo, la data e l’ora della verbalizzazione e la modalità di redazione del verbale (ad esempio redatto in duplice originale) nonché i riferimenti catastali e l’indirizzo esatto dell’immobile oggetto della locazione; la descrizione dell’unità immobiliare dovrà essere dettagliata in termini di destinazione d’uso, superfici nette e lorde, eventuali pertinenze come cantine o locali accessori, piani e accessi, confinanti e, se utile, l’inclusione di una planimetria allegata firmata dalle parti. Il verbale deve poi precisare in modo inequivocabile la destinazione d’uso consentita dal contratto, specificando quali attività culturali, di insegnamento, di promozione o di aggregazione sono ammesse e se sono previste attività con pubblico, somministrazione di alimenti e bevande, spettacoli o altri eventi che richiedano autorizzazioni specifiche; è opportuno chiarire i limiti all’utilizzo, gli orari di apertura e chiusura consentiti, le eventuali soglie di capienza e gli obblighi relativi al rispetto delle normative su sicurezza, prevenzione incendi, igiene e tutela del vicinato in materia di rumore. Vanno riportati con precisione la durata della locazione, la data di inizio e di cessazione del rapporto, le modalità e i termini per il rinnovo o la riconsegna dell’immobile, le condizioni per la proroga automatica o per il recesso anticipato, nonché le eventuali penali previste per la risoluzione anticipata per inadempimento. L’entità del canone, la periodicità dei pagamenti, le scadenze precise e le modalità di versamento comprese le coordinate bancarie o i mezzi ammessi devono essere indicati chiaramente, nonché l’eventuale aggiornamento periodico del canone (ad esempio indicizzazione) e le conseguenze in caso di ritardo o mancato pagamento; occorre inoltre specificare l’ammontare della cauzione o caparra confirmatoria, le condizioni per la sua restituzione e le ipotesi in cui potrà essere trattenuta per danni o morosità. È fondamentale disciplinare la ripartizione degli oneri accessori: chi sopporta le spese condominiali e straordinarie, le utenze di acqua, energia elettrica, gas e servizi di telecomunicazione, le tasse e imposte locali o eventuali tributi collegati all’attività, nonché le modalità di lettura dei contatori o di fatturazione se non già intestati direttamente all’associazione. Devono essere chiarite le responsabilità relative alla manutenzione ordinaria e straordinaria, specificando quali interventi competono al conduttore e quali al locatore, le modalità per la comunicazione e l’autorizzazione di lavori, la possibilità o meno di effettuare opere murarie o installazioni fisse e le condizioni per la restituzione dell’immobile nello stato concordato; è opportuno inserire un verbale di consegna allegato che descriva lo stato dei luoghi al momento della presa in consegna, corredato da fotografie datate e firmate dalle parti e da un inventario degli arredi e delle attrezzature eventualmente compresi nella locazione. Il verbale dovrebbe altresì prevedere la disciplina della sublocazione, della cessione del contratto e dell’utilizzo da parte di terzi o di sodalizi affiliati, stabilendo i limiti, le autorizzazioni richieste e le conseguenze per violazioni. Vanno indicate le garanzie assicurative obbligatorie: l’assicurazione della responsabilità civile verso terzi e verso gli utenti delle attività, l’eventuale copertura per danni all’immobile e la prova dell’esistenza di polizze valide, con indicazione dei massimali e della durata; è prudente includere anche l’obbligo di esibire certificati assicurativi aggiornati. Devono essere menzionate le certificazioni e gli adempimenti tecnici necessari per la conduzione dell’attività nel locale, quali certificato di agibilità o conformità urbanistica, attestato di prestazione energetica (APE), certificazioni degli impianti elettrico e gas ove richieste dalla normativa, e l’obbligo di ottemperare alle norme anti-incendio per le attività con pubblico, con indicazione di chi provvede alle pratiche autorizzative e alle eventuali spese correlate. Il verbale dovrebbe disciplinare i rapporti in caso di eventi o iniziative che comportino maggior rischio, indicando l’obbligo per l’associazione di presentare piani di sicurezza, autorizzazioni comunali o comunicazioni preventive alle autorità competenti, nonché le responsabilità per la gestione dell’ordine pubblico, della pulizia e della sicurezza durante gli eventi. Le clausole relative alla responsabilità per danni a cose o persone, le limitazioni di responsabilità, le obbligazioni di indennizzo e le modalità di gestione di sinistri e contenziosi vanno formulate in modo chiaro, compresa la designazione di un referente per la gestione immediata di emergenze e la previsione di procedure di notifica per guasti o danni. È necessario inserire le regole relative alla consegna delle chiavi e ai sistemi di accesso, il numero di chiavi consegnate, eventuali telecamere o sistemi di videosorveglianza e il rispetto della normativa sulla privacy relativamente alla loro presenza; collegato a questo, il verbale dovrebbe prevedere una clausola dedicata al trattamento dei dati personali dei partecipanti agli eventi e dei soggetti coinvolti nella gestione dell’attività, con l’indicazione di chi è titolare e responsabile del trattamento e delle finalità per le quali i dati possono essere raccolti o utilizzati, nonché le modalità per l’acquisizione del consenso quando richiesto. Devono essere richiamate le eventuali autorizzazioni o oneri amministrativi a carico dell’associazione, come l’iscrizione a enti di gestione collettiva per diritti d’autore (SIAE) in caso di esecuzione di musica, licenze per somministrazione di alimenti e bevande, permessi per spettacoli o altre attività soggette a normativa settoriale, specificando chi si assume la responsabilità di ottenerle e mantenerle valide. Il verbale non può trascurare le garanzie processuali e le clausole risolutive: indicare con precisione le cause che determinano la risoluzione immediata del contratto, i termini di preavviso per il recesso ordinario, le modalità di contestazione delle inadempienze e l’eventuale previsione di sanzioni o penali, oltre alla disciplina delle spese legali e degli oneri conseguenti ad azioni giudiziarie. Va poi stabilito il foro competente o la previsione di clausole di mediazione o arbitrato per la risoluzione stragiudiziale delle controversie, indicare la legge applicabile e prevedere che ogni modifica del verbale debba essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti. Per completezza, il verbale dovrà elencare gli allegati che ne fanno parte integrante: copia dello statuto e del verbale che autorizza la locazione, copie dei documenti d’identità dei firmatari, certificazioni tecniche dell’immobile, inventario e stato dei luoghi con fotografie, copia delle polizze assicurative e ogni altra documentazione di supporto. Infine il documento deve essere sottoscritto in calce dalle parti con indicazione dei nominativi in stampatello, dei recapiti e della modalità di reperibilità per comunicazioni urgenti; ove ritenuto opportuno, possono essere presenti testimoni o la firma autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale, specificando in tal caso anche l’eventuale atto di registrazione fiscale e le modalità di ripartizione degli oneri di registrazione e delle imposte connesse alla stipula del contratto. Per la redazione definitiva e per l’adempimento degli obblighi di legge collegati alla locazione è consigliabile la verifica con un professionista (avvocato o commercialista) che possa adattare le clausole al caso concreto e aggiornare il verbale in base alla normativa e alle prassi amministrative locali.
Esempio di verbale affitto locale associazione culturale
VERBALE DI AFFITTO LOCALE PER ASSOCIAZIONE CULTURALE
In data: __________
Ora: __________
Luogo: __________
Presenti:
– Signor/ra (Locatore): Nome e Cognome: __________, Codice Fiscale: __________, Residente in: __________, Via/Piazza: __________, n.: __________, Documento d’identità: tipo __________ n. __________ rilasciato da __________ il __________.
– Associazione (Conduttrice): Ragione sociale / Nome Associazione: __________, Partita IVA / Codice Fiscale: __________, Sede legale: __________, Via/Piazza: __________, n.: __________, Rappresentante legale: Nome e Cognome: __________, Documento d’identità: tipo __________ n. __________ rilasciato da __________ il __________.
Premesso che:
– il Locatore è proprietario del locale oggetto del presente verbale;
– l’Associazione ha richiesto l’uso del locale per lo svolgimento di attività culturali e connesse;
Si redige e si conviene quanto segue:
1. Oggetto
Il Locatore concede in locazione all’Associazione il locale sito in: Comune __________, Indirizzo __________, n. civico __________, Piano __________, Interno __________, identificato catastalmente: Foglio __________, Particella __________, Sub __________.
2. Destinazione d’uso
Il locale è concesso esclusivamente per le seguenti attività: __________. È fatto divieto di utilizzare il locale per attività diverse senza autorizzazione scritta del Locatore.
3. Durata della locazione
La locazione avrà durata a decorrere dal: __________ e terminerà il: __________. Eventuale rinnovo: __________.
4. Canone
Il canone di locazione è fissato in Euro __________ (in lettere: __________) per periodo: __________ (mensile/trimestrale/annuale). Termini di pagamento: pagamento entro giorni __________ dalla scadenza tramite: bonifico bancario su IBAN __________ intestato a __________ / altro metodo: __________.
5. Deposito cauzionale
A garanzia delle obbligazioni contrattuali, l’Associazione versa al Locatore la somma di Euro __________ a titolo di cauzione. La cauzione sarà restituita al termine della locazione previa verifica dello stato del locale e delle eventuali spettanze.
6. Spese e oneri
Sono a carico dell’Associazione: utenze (acqua, energia elettrica, gas) e relative letture, tassa rifiuti (TARI) salvo diversa pattuizione, costi di consumo e manutenzione ordinaria. Sono a carico del Locatore: manutenzione straordinaria e strutturale, salvo diverso accordo scritto.
7. Condizioni di manutenzione
L’Associazione si impegna a mantenere il locale in buono stato di conservazione, a eseguire le opere di manutenzione ordinaria e a informare tempestivamente il Locatore di eventuali danni o necessità di interventi straordinari. Ogni intervento strutturale dovrà essere concordato per iscritto.
8. Modifiche e lavori
Qualunque modifica strutturale o impiantistica è consentita solo previa autorizzazione scritta del Locatore. Gli eventuali lavori autorizzati, se non diversamente convenuto, resteranno a beneficio del locale senza diritto a indennizzo per l’Associazione.
9. Divieto di sublocazione e cessione
È vietata la sublocazione, la cessione del contratto o la concessione in uso a terzi senza il consenso scritto del Locatore.
10. Sicurezza e normativa
L’Associazione si obbliga a rispettare tutte le norme vigenti in materia di sicurezza, prevenzione incendi, agibilità e regolamenti comunali relativi all’attività svolta. L’Associazione dovrà mantenere aggiornati eventuali certificati richiesti (es. CPI, certificazioni impianti).
11. Assicurazione
L’Associazione si impegna a stipulare, a propria cura e spese, una polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi e per danni al locale. Compagnia assicurativa: __________, Numero polizza: __________, Decorrenza: __________.
12. Orari di utilizzo
Gli orari di utilizzo del locale sono i seguenti: dal giorno __________ all’orario __________ fino al giorno __________ all’orario __________. Ogni variazione dovrà essere concordata.
13. Riconsegna
Alla scadenza del contratto, l’Associazione si impegna a restituire il locale nello stato in cui lo ha ricevuto, salvo il normale deterioramento d’uso. Eventuali danni riscontrati saranno addebitati all’Associazione.
14. Recesso e risoluzione
Il recesso anticipato da parte di una delle parti dovrà essere comunicato con preavviso scritto di giorni __________. In caso di inadempimento grave, la parte adempiente potrà risolvere il presente verbale/contratto secondo legge.
15. Spese accessorie e imposte
Le imposte e tasse relative al presente contratto sono a carico di: __________. Le spese di registrazione, se dovute, saranno a carico di: __________.
16. Controversie
Per le controversie relative all’interpretazione o esecuzione del presente verbale è competente il Foro di __________.
17. Allegati
Al presente verbale si allegano: planimetria dello stato dei luoghi: __________, copia documento di identità delle parti: __________, statuto e atto costitutivo dell’Associazione: __________, eventuale regolamento d’uso: __________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: __________
Firma del Locatore
__________________________
Nome e Cognome: __________
Firma per l’Associazione (Rappresentante legale)
__________________________
Nome e Cognome: __________
Ruolo: __________
Testimoni (se richiesti):
1) Nome e Cognome: __________, Documento: tipo __________ n. __________
Firma: __________________________
2) Nome e Cognome: __________, Documento: tipo __________ n. __________
Firma: __________________________
Note finali:
Eventuali clausole aggiuntive: __________