Aprire un conto corrente intestato a un’associazione richiede non solo la scelta dell’istituto bancario più adatto, ma anche la redazione di un verbale chiaro e conforme alle normative che attesti la volontà dell’organo competente e i poteri attribuiti ai firmatari. Questa introduzione prepara il lettore a comprendere perché il verbale è documento fondamentale per la banca e per la regolarità amministrativa dell’ente: serve a identificare legalmente l’associazione, a formalizzare la delibera dell’assemblea o del consiglio e a indicare chi può operare sul conto. Il testo che segue offre indicazioni pratiche su contenuti essenziali, requisiti formali e accortezze per evitare rigetti o richieste integrative da parte degli istituti, mantenendo il necessario equilibrio tra completezza e semplicità operativa. L’obiettivo è fornire strumenti utili a redigere un verbale corretto, comprensibile e funzionale, che faciliti l’apertura del conto e tuteli l’associazione nelle relazioni bancarie e amministrative.
Indice
Come compilare un verbale apertura conto corrente associazione
Il verbale che documenta la decisione di aprire un conto corrente intestato a un’associazione deve contenere una ricostruzione chiara, completa e formalmente corretta della riunione che ha assunto la delibera, in modo che chiunque legga il documento possa ricostruire fatti, motivazioni e effetti giuridici. In apertura è essenziale indicare con precisione data, ora e luogo della riunione, la natura della convocazione (se ordinaria o straordinaria) e il riferimento alla norma statutaria o all’atto costitutivo richiamata per giustificare la competenza di chi delibera; è buona prassi inserire anche la modalità di convocazione, così come prevista dallo statuto, e la dichiarazione che la convocazione è stata effettuata regolarmente o, in caso di deroga, la motivazione che consente lo svolgimento valido dell’assemblea o della riunione del consiglio.
Il verbale deve poi descrivere l’assetto associativo e la situazione di rappresentanza al momento della delibera, richiamando nome completo dell’associazione e, se presente, la sua eventuale iscrizione in registri o albi (con indicazione dell’ente tenutario e del numero di iscrizione), il codice fiscale e il numero di partita IVA se esistente, la sede legale, nonché il riferimento allo statuto applicabile; occorre altresì specificare i soggetti presenti alla riunione identificandoli in maniera inequivocabile, con indicazione dei ruoli ricoperti nell’associazione (presidente, vicepresidente, tesoriere, consiglieri, segretario, ecc.), e precisare se partecipano per delega o tramite procura, allegando le procure o l’elenco firme quando previste. Per la completezza formale è opportuno riportare il criterio con cui è verificato il quorum deliberativo e la risultanza del voto, indicando che le presenze e le eventuali deleghe consentivano di raggiungere la maggioranza richiesta dallo statuto, e descrivendo la sequenza delle operazioni di votazione e l’esito, con l’espressa formulazione della decisione adottata.
La parte centrale del verbale dovrà riprodurre testualmente la delibera con cui si decide di aprire il conto: non è sufficiente un riferimento generico alla volontà di aprire un rapporto bancario, ma è importante che la formulazione indichi l’intestazione esatta del conto a favore dell’associazione, la banca e la filiale prescelta o, se non si intende vincolare la scelta a una singola filiale al momento della delibera, la facoltà dei soggetti incaricati di individuare l’istituto e le condizioni più adeguate. Devono essere specificate le finalità dell’apertura, ad esempio la gestione ordinaria della liquidità associativa, la raccolta di contributi e quote associative, la gestione di progetti finanziati, o altre destinazioni specifiche, perché la banca e gli organi interni possano comprendere il corretto inquadramento contabile e la tracciabilità delle operazioni.
Altro elemento imprescindibile riguarda la determinazione dei poteri e delle modalità operative attribuiti ai soggetti che agiranno sul conto; il verbale deve indicare chi sono gli incaricati ad effettuare operazioni in nome e per conto dell’associazione, riportandone i dati identificativi completi (nome e cognome, carica ricoperta nell’associazione, codice fiscale e, se richiesto dalla banca, numero del documento di identità con data e luogo di rilascio), la modalità di sottoscrizione prevista per i movimenti (firma singola, firma congiunta di due o più persone, limiti di importo che richiedono approvazione collegiale), e ogni eventuale delega ad altri soggetti esterni. La delibera deve stabilire anche chi è autorizzato a richiedere carte di credito o di debito, l’eventuale abilitazione all’home banking e alle disposizioni telematiche, nonché le soglie operative che richiedono il coinvolgimento del consiglio o di organi di controllo interni; se l’associazione richiede facoltà autonome per il tesoriere o per il presidente, queste devono essere descritte con precisione per evitare contestazioni successive.
Per assicurare la piena efficacia pratica della delibera, il verbale dovrebbe chiarire le formalità e i documenti che vengono contestualmente trasmessi alla banca: generalmente si allegano copia integrale dello statuto vigente, copia dell’atto costitutivo, copia del verbale di nomina degli organi direttivi o di eventuali cariche sociali, estratto del registro delle associazioni se esistente, e le copie dei documenti d’identità e dei codici fiscali dei soggetti autorizzati; il verbale deve attestare che tali documenti sono stati esibiti e depositati o, in alternativa, indicare che verranno prodotti contestualmente all’apertura del conto. È utile altresì prevedere nel verbale l’acquisizione delle rispettive firme campione dei soggetti autorizzati, oppure la consegna di un modulo sottoscritto presso la filiale, specificando che i campioni di firma sono depositati agli atti dell’associazione e che la banca potrà acquisirne copia.
Non può mancare nel verbale alcuna dichiarazione relativa agli obblighi antiriciclaggio e alla trasparenza dei titolari effettivi; in particolare va richiamata la necessità di indicare, se presente e diverso dagli organi formali, il titolare effettivo dell’associazione o dei poteri di spesa e di rappresentanza, con la previsione che la banca potrà richiedere le informazioni e le autocertificazioni previste dalla normativa AML, le comunicazioni fiscali di legge e gli adempimenti internazionali quali CRS o FATCA ove pertinenti. È opportuno inserire nel testo una dichiarazione da parte dell’organo deliberante che l’associazione intende operare nel rispetto delle normative vigenti, che la provenienza dei fondi è lecita e tracciabile, e che l’associazione si impegna a fornire ogni documentazione integrativa richiesta dall’istituto di credito ai fini della corretta instaurazione del rapporto.
Il verbale deve infine specificare le modalità di sottoscrizione e conservazione del documento stesso: è necessario che sia firmato dai soggetti competenti a redigerlo e a presiedere la riunione, generalmente il presidente e il segretario o il verbalizzante, con l’indicazione del luogo e della data di sottoscrizione; se lo statuto o la banca lo richiedono, la firma dei partecipanti e la legalizzazione delle firme presso l’ufficio competente devono essere annotate o allegate. Dopo la firma il verbale va conservato nel libro dei verbali dell’associazione, con eventuale trascrizione degli allegati, ed è consigliabile indicare nel documento che copia conforme è stata consegnata alla banca per l’apertura del conto, specificando la data di consegna e il nominativo dell’operatore bancario che ha ricevuto la documentazione. Per completezza formale e per evitare problemi pratici, il testo del verbale può contenere la redazione testuale della delibera che la banca dovrà prendere a riferimento, con una formulazione univoca dei poteri attribuiti e delle eventuali limitazioni, e un richiamo finale all’obbligo dell’associazione di comunicare tempestivamente ogni variazione degli organi sociali o dei poteri conferiti.
Infine, poiché alcune banche o categorie associative (ad esempio enti riconosciuti, ONLUS, APS, o associazioni iscritte a specifici registri regionali) possono richiedere formalità ulteriori o la certificazione della conformità del verbale, è prudente verificare direttamente con l’istituto di credito e con un consulente legale o fiscale eventuali esigenze particolari, prevedendo nel verbale la possibilità di integrare le dichiarazioni e i documenti qualora richiesto per completare l’istruttoria di apertura.
Esempio di verbale apertura conto corrente associazione
VERBALE N. __________
Verbale della riunione del/la __________ (Assemblea/Consiglio Direttivo) dell’associazione __________
Data: __________
Ora inizio: __________
Luogo: __________
Presenti:
– __________, ruolo: __________
– __________, ruolo: __________
– __________, ruolo: __________
– __________, ruolo: __________
Assume la presidenza: __________
Nomina del segretario verbalizzante: __________
Ordine del giorno:
1. Apertura di un conto corrente bancario intestato all’associazione __________
2. Nomina dei/nelle firmatari/e e definizione delle modalità di sottoscrizione
3. Deliberazioni correlate e disposizioni operative
Constatato che:
– L’associazione è regolarmente costituita in data __________ e iscritta al registro/registro delle associazioni con numero __________ (se applicabile)
– Lo statuto dell’associazione prevede che l’organo competente per la delibera sia: __________
Delibera
Il/la sottoscritto/a Presidente, previa discussione e verifica del numero legale dei presenti, pone in votazione la seguente proposta:
1) Di procedere all’apertura di un conto corrente bancario intestato a:
Associazione: __________
Sede legale: __________
Codice fiscale / Partita IVA: __________
presso la banca: __________
Filiale/agenzia: __________
Indirizzo filiale: __________
2) Di autorizzare l’organizzazione di servizi collegati al conto, quali:
– Carta di debito: __________ (SI/NO)
– Carta di credito: __________ (SI/NO)
– Internet banking: __________ (SI/NO)
– Libretto assegni: __________ (SI/NO)
3) Di nominare quali intestatari e/o firmatari abilitati a operare sul conto i seguenti soggetti, con le modalità di firma indicate:
– Nome e cognome: __________, ruolo nell’associazione: __________, codice fiscale: __________, documento d’identità n.: __________, modalità di firma: __________ (es. firma disgiunta / firma congiunta a firma di altro firmatario)
– Nome e cognome: __________, ruolo nell’associazione: __________, codice fiscale: __________, documento d’identità n.: __________, modalità di firma: __________
– Nome e cognome: __________, ruolo nell’associazione: __________, codice fiscale: __________, documento d’identità n.: __________, modalità di firma: __________
4) Di conferire ai soggetti sopra indicati ogni più ampia facoltà per la sottoscrizione dei documenti necessari all’apertura e gestione del conto, compresa la firma del contratto di conto corrente, l’attivazione dei servizi accessori, la richiesta di strumenti di pagamento e l’espletamento di ogni adempimento richiesto dalla banca.
5) Di delegare il/la Presidente: __________ e/o il/la Tesoriere/iera: __________ a presentare alla banca tutta la documentazione richiesta (statuto, atto costitutivo, verbale di nomina degli organi, copie dei documenti di identità dei firmatari e certificazione dell’iscrizione, se richiesta) e a sottoscrivere ogni documento utile per l’apertura del conto.
6) Di stabilire che copia del presente verbale, unitamente ai documenti richiesti, venga depositata presso la sede dell’associazione e trasmessa alla banca prescelta.
7) Di dare mandato al segretario e al presidente per annotare il presente verbale nel registro verbali dell’associazione, libro dei verbali n. __________, a partire dalla pagina n. __________.
La proposta è stata messa ai voti e approvata con il seguente esito:
Favorevoli: __________
Contrari: __________
Astenuti: __________
La riunione si chiude alle ore: __________
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: __________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: __________ (firma)
Documenti allegati:
– Copia statuto: __________
– Copia atto costitutivo: __________
– Elenco documenti d’identità dei firmatari: __________
– Altro: __________
Data redazione verbale: __________
Protocollo interno n.: __________