Questa introduzione accompagna una guida pratica e normativa per la redazione del verbale di dismissione dei cespiti, strumento essenziale per documentare in modo chiaro, completo e conforme le operazioni che incidono sul patrimonio aziendale. Il verbale non è soltanto un adempimento formale, ma rappresenta la prova documentale delle decisioni assunte, delle motivazioni, delle valutazioni economiche e delle autorizzazioni necessarie, contribuendo a garantire trasparenza, correttezza contabile e rispetto delle normative fiscali e amministrative. Nel testo che segue vengono illustrate le regole fondamentali per la determinazione del valore residuo, le modalità di registrazione contabile, le informazioni minime da riportare nel verbale e le responsabilità degli organi coinvolti, con indicazioni pratiche per gestire correttamente casi di vendita, rottamazione, cessione gratuita o perdita di beni. Particolare attenzione è riservata agli aspetti probatori e di conservazione della documentazione, così da agevolare verifiche interne ed esterne e ridurre il rischio di contestazioni. La guida si propone quindi come riferimento operativo per i responsabili amministrativi e per chiunque debba predisporre o verificare verbali di dismissione, offrendo chiarezza procedurale e orientamenti utili per un trattamento coerente e tracciabile dei cespiti aziendali.
Indice
Come compilare un verbale dismissione cespiti
Il verbale di dismissione dei cespiti deve raccontare in modo chiaro, documentato e verificabile l’intero processo che ha portato alla rimozione dell’elemento dall’inventario aziendale, fornendo elementi che consentano a terzi di ricostruire sia la situazione materiale che quella contabile e amministrativa. All’apertura del documento è opportuno indicare il luogo e la data in cui il verbale è redatto e descrivere i soggetti presenti, specificando nome, qualifica e funzione all’interno dell’ente o dell’impresa di ciascun firmatario, nonché eventuali testimoni o consulenti intervenuti; vanno altresì riportati i recapiti e i riferimenti di protocollo o di determinazione che hanno avviato la procedura di dismissione, in modo che il verbale sia collegabile alle autorizzazioni formali che ne hanno giustificato l’avvio. La descrizione del cespite oggetto di dismissione deve essere esaustiva: occorre riportare la natura del bene, la categoria economica, la descrizione tecnica comprensiva di marca, modello, numero di matricola o seriale, eventuale segnatura o targa, ubicazione fisica al momento della verifica, data di acquisto o di entrata in servizio e i riferimenti anagrafici presenti nell’inventario. Devono comparire l’importo storico di acquisizione, il valore contabile residuo determinato alla data della dismissione, l’ammontare delle quote di ammortamento contabilizzate e l’accantonamento per eventuali perdite di valore, con indicazione della metodologia utilizzata per la valutazione e dei criteri adottati per la determinazione del valore residuo eventuale.
Il verbale dovrebbe spiegare le ragioni e la causa della dismissione, motivando se si tratta di vendita, demolizione, rottamazione, donazione, trasferimento a terzi, perdita accidentale, obsolescenza tecnica, fine vita utile, alienazione per inattività o altro motivo; questa motivazione deve essere supportata da riscontri documentali o da perizie tecniche ove richiesto, nonché dall’indicazione degli atti interni che hanno autorizzato l’operazione, come delibere, determine o provvedimenti amministrativi, comprensivi di numero e data. Se la dismissione è avvenuta a seguito di valutazione tecnica, il verbale deve riassumere i contenuti delle verifiche svolte: stato conservativo, difetti riscontrati, eventuale obsolescenza funzionale e risultati delle prove o perizie, con richiamo ai documenti tecnici allegati. Nel caso di vendita o altro trasferimento a titolo oneroso occorre indicare il corrispettivo pattuito, le modalità e termini di pagamento, i riferimenti alla documentazione fiscale emessa (fatture, ricevute), l’eventuale applicazione dell’IVA o altre implicazioni tributarie, nonché il conto corrente su cui sono stati accreditati i proventi e la prova dell’effettivo incasso; se invece la dismissione non produce rilevanze economiche dirette, il verbale dovrà evidenziare le modalità con cui è stata smaltita o distrutta la cosa, riportando la dichiarazione di avvenuta distruzione e l’eventuale certificato di smaltimento rilasciato da ditta autorizzata, nonché informazioni su vincoli ambientali o normativi rispettati.
Dal punto di vista contabile il verbale deve contenere la ricostruzione degli effetti sul piano patrimoniale e di conto economico: la registrazione della cancellazione del valore storico del cespite, la stornatura delle quote di ammortamento accumulate, la rilevazione di eventuali plusvalenze o minusvalenze derivanti dalla differenza tra valore contabile e corrispettivo di realizzo, e l’indicazione dei conti coinvolti nelle scritture di storno e nelle rilevazioni integrative. È utile che il verbale riporti la proposta o l’indicazione delle scritture contabili da effettuare, con la firma del responsabile dell’area finanziaria che attesta la correttezza delle operazioni contabili proposte. Devono essere segnalate anche le implicazioni fiscali e le eventuali necessità di comunicazioni agli uffici competenti, come segnalazioni IVA, dichiarazioni dei redditi o adempimenti specifici derivanti dalla normativa vigente, nonché la destinazione degli eventuali proventi (entrate ordinarie, fondo pluriennale, ambiti vincolati) conforme alle regole interne o di legge.
Il verbale è completo se si allegano e citano i documenti probatori che ne supportano i rilievi: fotografie del bene prima e dopo la rimozione, relazione tecnica o perizia di stima, copia della delibera o della determinazione che autorizza la dismissione, eventuale contratto di vendita o atto di cessione, ricevute di distruzione o smaltimento, eventuali attestazioni di consegna al destinatario e la documentazione fiscale collegata. Occorre altresì prevedere l’indicazione dei termini e delle modalità per l’archiviazione del verbale e degli allegati, con l’esplicitazione della collocazione fisica o elettronica e della durata minima di conservazione prevista dalle norme interne o dalla normativa vigente, in modo che il fascicolo sia reperibile per controlli o verifiche successive. Le firme finali dei soggetti responsabili, tra cui il responsabile dell’inventario, il responsabile amministrativo/contabile e il responsabile tecnico o del settore che deteneva il cespite, devono attestare la veridicità delle informazioni riportate; se necessario, può essere richiesta la firma del legale rappresentante o di un organo deliberante che abbia autorizzato l’operazione, con la precisazione del ruolo di ciascun firmatario e della data di sottoscrizione. Qualora il bene presentasse rischi ambientali, componenti pericolose o interessi di terzi, il verbale deve richiamare le misure di tutela adottate e i riferimenti normativi applicati per lo smaltimento, con l’indicazione degli eventuali oneri sostenuti per la messa in sicurezza.
Infine, il verbale dovrebbe indicare chiaramente la responsabilità per la custodia fino al momento della effettiva cancellazione dal registro patrimoniale e per la consegna o distruzione del cespite, regolando il passaggio di consegne attraverso un atto di presa in carico o un documento di trasporto e specificando ogni informazione utile per eventuali verifiche future; la completezza delle informazioni, la tracciabilità delle autorizzazioni e l’appropriata documentazione di supporto sono elementi essenziali affinché la dismissione sia valida sul piano amministrativo, contabile e, se necessario, giuridico.
Esempio di verbale dismissione cespiti
VERBALE DI DISMISSIONE CESPITI
Ente/Organizzazione: __________
Sede: __________
Data: __________
Protocollo n.: __________
Verbale n.: __________
Commissione nominata con atto n.: __________ del: __________
Presidente: __________ (Qualifica: __________)
Componenti:
1) __________ (Qualifica: __________)
2) __________ (Qualifica: __________)
3) __________ (Qualifica: __________)
Segretario verbalizzante: __________ (Qualifica: __________)
Oggetto: Dismissione dei seguenti cespiti
Elenco cespiti
1) Numero inventario: __________
Descrizione: __________
Marca/Modello: __________
Matricola/Seriale: __________
Anno di acquisizione: __________
Valore storico: __________
Valore contabile residuo: __________
Stato di conservazione: __________
Ubicazione attuale: __________
Motivazione della dismissione: __________
Metodo di dismissione proposto (es. alienazione a mezzo gara, cessione gratuita, demolizione, rottamazione, distruzione, perdita): __________
Stima valore di realizzo: __________
2) Numero inventario: __________
Descrizione: __________
Marca/Modello: __________
Matricola/Seriale: __________
Anno di acquisizione: __________
Valore storico: __________
Valore contabile residuo: __________
Stato di conservazione: __________
Ubicazione attuale: __________
Motivazione della dismissione: __________
Metodo di dismissione proposto: __________
Stima valore di realizzo: __________
3) Numero inventario: __________
Descrizione: __________
Marca/Modello: __________
Matricola/Seriale: __________
Anno di acquisizione: __________
Valore storico: __________
Valore contabile residuo: __________
Stato di conservazione: __________
Ubicazione attuale: __________
Motivazione della dismissione: __________
Metodo di dismissione proposto: __________
Stima valore di realizzo: __________
(Per ulteriori cespiti allegare elenco integrativo: Allegato n. __________)
Accertamenti e verifiche effettuate
Verifica documentale (fatture, schede inventariali, manutenzioni): __________
Verifica fisica dei cespiti effettuata in data: __________ (esito: __________)
Eventuali vincoli o gravami: __________
Procedura di dismissione
Tipo di procedura prescelta: __________
Riferimenti normativi e amministrativi: __________
Atto di autorizzazione alla dismissione (delibera/determina): Tipo: __________ n.: __________ del: __________
Responsabile nominato per la gestione della procedura: __________ (Qualifica: __________)
Modalità di alienazione/cessione o distruzione
Destinatario/acquirente (se previsto): __________
Indirizzo destinatario: __________
Prezzo di cessione/Canone/Compenso stimato: __________
Modalità di pubblicazione/avviso (se prevista): __________
Data prevista per la consegna o distruzione: __________
Responsabile della riconsegna/distruzione: __________
Documento di consegna/ricevuta n.: __________ data: __________
Rilevazioni contabili
Scritture da effettuare:
– Conto Dare: __________ Importo: __________
– Conto Avere: __________ Importo: __________
Data registrazione contabile: __________
Ufficio contabile incaricato: __________
Deliberazioni della Commissione
La Commissione, esaminati i documenti e lo stato dei cespiti sopra descritti, delibera quanto segue:
1) Disporre la dismissione dei cespiti elencati con modalità: __________
2) Affidare l’incarico per l’esecuzione della procedura a: __________ (Qualifica/Ente: __________)
3) Trasmettere il presente verbale e gli allegati all’Ufficio Patrimonio per gli adempimenti amministrativi: __________
4) Trasmettere copia all’Ufficio Contabilità per le rilevazioni contabili: __________
5) Altro: __________
Allegati
1) Elenco inventariale dettagliato: __________
2) Fotografie dei cespiti: __________
3) Perizia/valutazione tecnica: __________
4) Autorizzazioni e atti amministrativi: __________
5) Ricevute/documenti di consegna o distruzione: __________
Firma dei componenti della Commissione
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo: __________
Data: __________
Il Presidente: __________
Componente 1: __________
Componente 2: __________
Componente 3: __________
Segretario verbalizzante: __________
Visti e autorizzazioni (ove necessario)
Responsabile del Servizio Patrimonio: __________ (Firma: __________ Data: __________)
Responsabile del Servizio Economico/Finanziario: __________ (Firma: __________ Data: __________)
Direzione/Dirigente autorizzante: __________ (Firma: __________ Data: __________)
Note finali
Eventuali documenti successivi emessi a seguito della presente dismissione:
Documento n.: __________ Data: __________ Oggetto: __________
Fine verbale.