Il verbale dell’assemblea che autorizza una richiesta di finanziamento rappresenta il documento ufficiale che attesta la volontà collettiva della cooperativa e costituisce elemento fondamentale per la valutazione da parte di istituti di credito, enti pubblici o investitori. Deve essere redatto con chiarezza, completezza e rigore formale, riportando in modo inequivocabile le circostanze della convocazione, lo svolgimento della riunione, le deliberazioni assunte e gli esiti delle eventuali votazioni, così da rendere immediatamente verificabili la legittimità e la portata della decisione adottata. Questa guida illustra i principi e le prassi per predisporre un verbale conforme alle normative e alle esigenze della controparte finanziaria, indicando quali elementi non possono mancare, come impostare il testo per evitare ambiguità, quali allegati predisporre e come documentare le firme e la conservazione dell’atto.
Accanto agli aspetti formali vengono forniti suggerimenti pratici per organizzare la convocazione, gestire le contestazioni e integrare il verbale successivamente qualora emergano esigenze istruttorie, con esempi di linguaggio efficace e criteri per la registrazione contabile degli impegni assunti. L’obiettivo è offrire uno strumento operativo che consenta alla cooperativa di presentare una documentazione solida, trasparente e immediatamente utilizzabile nella fase di istruttoria della richiesta di finanziamento, riducendo i tempi di verifica e aumentando le probabilità di esito favorevole.
Indice
Come compilare un verbale assemblea cooperativa richiesta finanziamento
Nel verbale di un’assemblea di una cooperativa chiamata a deliberare o ad autorizzare una richiesta di finanziamento devono essere ricostruite in modo chiaro e completo tutte le circostanze che consentono di individuare con precisione l’atto compiuto, la sua legittimità e la sua operatività pratica. Il testo introduttivo del verbale deve ricostruire la data, l’ora e il luogo dell’adunanza, la tipologia dell’assemblea convocata (ordinaria o straordinaria) e il richiamo alla convocazione effettuata, precisando il collegamento con le norme statutarie o di legge che ne hanno stabilito la validità; è importante far emergere che la riunione si è svolta nei termini previsti dallo statuto e dalle norme vigenti, o altrimenti annotare eventuali deroghe autorizzate. Occorre identificare in modo inequivocabile la cooperativa: ragione sociale completa, eventuale forma giuridica, sede legale e numero di iscrizione nel registro delle imprese o nel repertorio sezionale delle cooperative, così da collegare il verbale all’ente che assume la deliberazione.
Il nucleo centrale del verbale deve riportare l’elenco nominale, o comunque una descrizione dettagliata, dei presenti e degli intervenuti a distanza, con l’indicazione dei rispettivi ruoli (soci, consiglieri, sindaci, direttore, eventuali consulenti o rappresentanti della banca), nonché delle eventuali deleghe o poteri di rappresentanza, specificando chi esercita la rappresentanza e per conto di chi. La rilevazione del quorum costitutivo e del quorum deliberativo è essenziale: il verbale deve attestare il numero di soci o di voti presenti al momento dell’apertura e al momento della votazione, con la precisazione se risultassero presenti anche soci con diritto di voto limitato o sospeso, o se esistessero deleghe plurime. Questo è fondamentale per dimostrare la validità della delibera in caso di successivi controlli o contestazioni.
Va poi riportata la sequenza operativa dell’assemblea: l’ordine del giorno posto in discussione, la relazione introduttiva, le informazioni e i documenti esposti ai presenti, e l’eventuale lettura o approvazione delle relazioni tecniche e finanziarie predisposte. Se la richiesta di finanziamento è stata preceduta da documenti quali un piano industriale, un piano finanziario o budget previsionali, offerte o condizioni proposte da istituti di credito, proposte di garanzie reali o personali, queste referenze devono essere indicate e, se pertinenti, allegate al verbale. Il contenuto delle discussioni e delle osservazioni rilevanti emerse in assemblea va sintetizzato in modo esaustivo: le ragioni che hanno indotto a richiedere il finanziamento, la destinazione precisa delle somme richieste, l’analisi dei rischi e delle opportunità e ogni considerazione economico‑strategica che abbia influito sulla decisione dei soci.
La parte decisionale del verbale deve descrivere con precisione la proposta sottoposta a votazione, specificando l’importo del finanziamento richiesto, la sua durata, il tipo di operazione (mutuo chirografario, mutuo ipotecario, linea di credito, finanziamento agevolato, emissione di prestiti soci, ecc.), le condizioni economiche principali note al momento (tasso, periodicità delle rate, eventuali spese accessorie), le garanzie richieste o offerte (ipoteca, pegno, cessione del credito, fidejussioni, garanzie cooperative, ecc.) e ogni altra clausola rilevante come periodi di preammortamento o piani di rientro. Se la delibera autorizza la richiesta generica di finanziamento senza aver ancora definito tutti i termini contrattuali, il verbale deve indicare i limiti massimi e le condizioni entro cui l’organo delegato può operare, ad esempio l’importo massimo concedibile, la durata massima e i paletti economici e giuridici da rispettare.
È fondamentale che il verbale riporti l’esito della votazione con la quantificazione dei voti favorevoli, contrari e degli astenuti, e che indichi quale maggioranza sia richiesta dallo statuto o dalla legge per la validità della deliberazione. Quando la delibera comporta l’attribuzione di poteri a persone o organi, il verbale deve identificare chiaramente i delegati, descrivere le facoltà loro conferite (per esempio la negoziazione, la sottoscrizione di contratti di finanziamento, la costituzione di garanzie, il rilascio di procure notarili) e stabilire eventuali limiti e condizioni a tali deleghe. Se vengono prese decisioni che implicano modifiche statutarie, aumenti di capitale sociale, emissione di strumenti finanziari riservati o impegni che incidono in modo rilevante sulla struttura patrimoniale della cooperativa, il verbale deve contenere la formulazione testuale delle modifiche deliberate e la motivazione che giustifica l’intervento nella struttura societaria.
La trasparenza e la tracciabilità impongono che il verbale menzioni eventuali conflitti di interesse dei partecipanti e le modalità con cui questi sono stati gestiti, nonché che riporti la consegna e la consultazione degli allegati ai soci presenti. Il documento deve altresì indicare eventuali condizioni sospensive o vincolanti collegate alla delibera, come l’ottenimento di autorizzazioni pubbliche, la verifica di determinate condizioni economiche o il consenso di terzi. In chiusura, il verbale deve prevedere la sottoscrizione da parte del presidente dell’assemblea e del segretario o del verbalizzante, con l’indicazione del luogo e della data di redazione e dell’eventuale modalità di autenticazione richiesta (certificazione di conformità, legalizzazione, deposito in forma esecutiva). Ogni documento rilevante cui il verbale faccia riferimento, comprese copie delle offerte bancarie, del piano di utilizzo dei fondi, delle visure ipotecarie o delle procure, deve essere allegato o comunque indicato come disponibile agli atti della cooperativa e registrato nel libro delle deliberazioni secondo le prescrizioni statutarie e di legge, in modo da garantire piena validità formale ed effettiva eseguibilità delle decisioni assunte.
Esempio di verbale assemblea cooperativa richiesta finanziamento
VERBALE N. __________
Assemblea: __________ (ordinaria / straordinaria / mista)
Società Cooperativa: __________
Sede Legale: __________
Codice fiscale / Partita IVA: __________
Registro Imprese n.: __________
Libro Verbali: __________
Data: __________
Ora inizio: __________
Luogo: __________
Convocazione inviata in data: __________ mediante: __________
Presenze
Numero soci presenti: __________
Numero deleghe rappresentate: __________
Elenco nominativi soci presenti o rappresentati (nome, cognome, carica o delega): __________
Quorum
Quota capitale presente: __________ (%)
Verifica del diritto di voto: __________
Costituzione dell’assemblea
Constatato che l’assemblea è regolarmente costituita, il signor/la signora __________ viene nominato/a Presidente dell’assemblea e il/la signor/a __________ viene nominato/a Segretario/a verbalizzante.
Ordine del giorno
1) __________
2) Richiesta di finanziamento a: __________ (Banca / Istituto / Altro)
– Importo richiesto: __________
– Finalità del finanziamento: __________
– Durata / scadenza: __________
– Tipo di tasso: __________ (fisso / variabile)
– Garanzie offerte: __________
– Piano di rimborso proposto: __________
– Eventuali condizioni particolari: __________
3) Conferimento di delega/mandato per la sottoscrizione del contratto di finanziamento: __________
4) Deliberazioni inerenti e conseguenti: __________
Svolgimento dell’assemblea
Il Presidente espone le ragioni che motivano la richiesta di finanziamento: __________
Segue intervento di: __________ (relatori / consiglio di amministrazione) che illustra i dettagli dell’operazione finanziaria e le proposte operative: __________
Discussione
Interventi dei soci:
– Nome e contenuto intervento: __________
– Nome e contenuto intervento: __________
– (altri interventi): __________
Sono presentate le condizioni economiche e contrattuali proposte dall’istituto finanziario: __________
Proposte di deliberazione
Il Presidente mette ai voti le seguenti proposte:
1) Autorizzare la Società a presentare richiesta di finanziamento presso __________ per l’importo di __________ e alle condizioni sopra indicate.
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Delibera: (approvata / respinta) __________
2) Conferire al Consiglio di Amministrazione / al Presidente / al legale rappresentante la piena facoltà di:
– Negoziare, concordare e sottoscrivere ogni documento relativo al finanziamento, compresi contratti, condizioni, piani di ammortamento e garanzie.
– Costituire o dare consenso alla costituzione di ipoteche, pegni, fideiussioni o altre garanzie nei limiti stabiliti dall’assemblea.
– Compilare e presentare tutta la documentazione richiesta dall’istituto finanziario.
Dettaglio mandato: __________
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Delibera: (approvata / respinta) __________
3) Autorizzare eventuali atti accessori e adempimenti amministrativi necessari per l’efficacia dell’operazione.
Voti favorevoli: __________
Voti contrari: __________
Astenuti: __________
Delibera: (approvata / respinta) __________
Documentazione allegata alla proposta
– Progetto finanziamento: __________
– Preventivi / offerte istituti: __________
– Bilanci / situazioni patrimoniali: __________
– Altro: __________
Dichiarazioni
Il/La Presidente e i/Le sottoscritti/e dichiarano che quanto sopra corrisponde a verità e che il presente verbale sarà trascritto nel libro dei verbali sociale.
Ora fine assemblea: __________
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: __________
Il Segretario: __________
Firma del Presidente: __________
Firma del Segretario: __________
Allegati al presente verbale:
1) __________
2) __________
3) __________
Luogo e data di sottoscrizione: __________