Il verbale del consiglio direttivo di una Pro Loco rappresenta il documento ufficiale che dà conto delle decisioni adottate, delle responsabilità assegnate e delle attività programmate, costituendo così uno strumento essenziale per la trasparenza, la memoria organizzativa e la rendicontazione verso soci, enti partner e organismi di controllo. Un’introduzione alla guida deve spiegare l’importanza di redigere verbali chiari, completi e tempestivi, evidenziando come un buon verbale faciliti la continuità gestionale, prevenga fraintendimenti e costituisca prova formale degli impegni presi dal consiglio.
La stesura efficace richiede attenzione sia agli elementi di contenuto sia alla forma: è fondamentale riportare con precisione data, luogo e partecipanti, sintetizzare in modo neutro le questioni discusse e riportare in modo inequivocabile le decisioni prese, gli esiti delle eventuali votazioni, le responsabilità assegnate e i relativi termini di esecuzione, oltre a segnalare allegati e documenti di riferimento. Il tono deve rimanere oggettivo e professionale, evitando commenti personali e formulazioni ambigue; al contempo il verbale deve essere sufficientemente leggibile per permettere ai soggetti coinvolti e a chi eventualmente subentrerà nella gestione di ricostruire rapidamente il percorso decisionale.
A supporto della parte pratica, la guida offre indicazioni operative sui ruoli nella redazione e approvazione del verbale, sui tempi di diffusione agli interessati e sulle modalità di conservazione e protezione dei documenti, tenendo conto delle esigenze di riservatezza e delle disposizioni statutarie o normative applicabili. Un approccio costante alla qualità della documentazione favorisce la credibilità dell’associazione e agevola l’efficace realizzazione delle attività promozionali e culturali che caratterizzano l’azione della Pro Loco.
Indice
Come compilare un verbale consiglio direttivo pro loco
Nel verbale del consiglio direttivo di una Pro Loco devono essere riportate in modo chiaro e completo tutte le informazioni utili a ricostruire fedelmente quanto avvenuto durante la riunione e le decisioni assunte, in modo da garantire trasparenza amministrativa e conformità allo statuto associativo e, se necessario, alle disposizioni normative. All’apertura del documento è opportuno indicare innanzitutto la data esatta, l’ora di inizio, il luogo fisico o la piattaforma telematica utilizzata per la riunione, nonché la modalità con cui è stata convocata la seduta, specificando chi ha effettuato la convocazione e con quale mezzo è stata recapitata la comunicazione ai consiglieri. Deve essere riportata la verifica del numero legale dei presenti con una chiara dichiarazione sul raggiungimento o meno del quorum previsto dallo statuto per poter deliberare, includendo la rilevazione dei presenti e degli assenti con l’indicazione completa dei nominativi e delle cariche ricoperte all’interno del consiglio. Nel caso siano ammessi i poteri o le deleghe, il verbale deve menzionare l’eventuale presenza di deleghe, la persona che rappresenta il delegato, i poteri conferiti e i documenti giustificativi eventualmente presentati.
Il verbale dovrebbe descrivere la persona che ha presieduto la seduta, la nomina del segretario verbalizzante e, se prevista, la figura del verbalizzante supplente, riportando chiaramente chi è stato incaricato della redazione del testo e chi ha autorizzato la sua sottoscrizione. Va registrata l’eventuale approvazione del verbale della seduta precedente o, in assenza di tale approvazione, la discussione relativa e le modifiche proposte, con l’indicazione dell’esito della votazione che ha portato all’approvazione o alla rinuncia all’approvazione in quella seduta. Ogni punto all’ordine del giorno trattato deve essere descritto con precisione, non limitandosi a enunciare i titoli degli argomenti ma esplicitando il contenuto delle discussioni: le proposte avanzate, i documenti esaminati o allegati, i pareri espressi dai singoli consiglieri, i chiarimenti richiesti, i rilievi tecnici o amministrativi presentati e le valutazioni sui profili economico-finanziari, normativi e organizzativi. Quando sono stati esaminati documenti ufficiali come preventivi, rendiconti, convenzioni, richieste di patrocinio o finanziamenti pubblici, è utile che il verbale faccia riferimento ai documenti con un riferimento preciso (data, oggetto, eventuale numero di protocollo) e indichi se tali documenti sono stati allegati al verbale.
Le decisioni assunte devono essere riportate in modo inequivocabile, con la formulazione testuale delle delibere adottate e l’indicazione delle responsabilità operative e dei termini assegnati per l’attuazione. Per ogni delibera va specificato il metodo di votazione utilizzato, se a maggioranza semplice, qualificata, per appello nominale, voto palese o segreto, e vanno annotati i risultati della votazione, indicando i voti favorevoli, i voti contrari e le astensioni, così da consentire verifica e rendicontazione. Se lo statuto o la normativa richiedono determinate quote o punteggi per l’approvazione di atti finanziari, statutarî o di nomina, il verbale deve esplicitare che tali condizioni sono state rispettate, replicando i numeri della votazione e il controllo del quorum in quel momento. Nel caso emergano conflitti di interesse da parte di uno o più consiglieri, il verbale deve registrare la dichiarazione di conflitto, l’eventuale allontanamento del consigliere dalle discussioni e dalle votazioni relative all’oggetto e la conseguente procedura adottata dal consiglio per garantire la regolarità della deliberazione.
Quando l’oggetto della seduta riguarda aspetti economici e finanziari è essenziale che il verbale contenga dati specifici: l’indicazione del bilancio consuntivo o preventivo oggetto di discussione, i totali di spesa e di entrata rilevanti per la decisione, le quote di finanziamento previste, le modalità di copertura finanziaria, eventuali impegni di spesa autorizzati e i limiti di delega conferiti al presidente o ad altri membri per la gestione. In presenza di affidamenti di incarichi, contratti con fornitori, richieste di contributi pubblici o sponsorizzazioni private, il verbale deve riportare le clausole essenziali concordate, gli importi, i termini e la persona incaricata di sottoscrivere i relativi atti, nonché eventuali condizioni sospensive o autorizzazioni richieste da enti pubblici come il Comune o dalla normativa vigente. Se durante la seduta sono state presentate relazioni tecniche, prospetti di spesa, piani di attività di eventi o materiale promozionale, il contenuto sintetico delle relazioni e le conclusioni tratte dal consiglio devono essere trascritte assieme all’indicazione che tali documenti sono allegati al verbale.
Il verbale deve inoltre tenere traccia di eventuali comunicazioni in entrata e in uscita esaminate durante la seduta: richieste di patrocinio, segnalazioni da parte di soci o enti, note ufficiali dell’amministrazione comunale o di altri enti, con l’indicazione dell’esito delle valutazioni e delle azioni successive deliberate. Se sono stati deliberati adempimenti formali come l’inoltro di atti agli organi competenti, la richiesta di autorizzazioni oppure la pubblicazione delle deliberazioni sul sito o sul bollettino della Pro Loco, il verbale deve riportare chi è incaricato di tali attività e i termini entro cui svolgerle, insieme alle modalità di comunicazione ai soci o al pubblico previste. È opportuno che il documento segnali anche le eventuali sospensioni, interruzioni o differimenti di discussione, con l’indicazione dell’orario di fine e di eventuali riprese della seduta.
La parte finale del verbale dovrebbe prevedere la formalizzazione con le firme richieste dallo statuto: normalmente quella del presidente che presiede la seduta e quella del segretario verbalizzante, con l’indicazione del luogo e della data di redazione del verbale. Se lo statuto richiede sottoscrizioni aggiuntive o se il verbale viene approvato in seduta successiva, il documento deve riportare la data in cui è stato approvato e le firme conseguenti. È utile inserire una nota sulla conservazione e l’archiviazione del verbale: il riferimento al libro dei verbali o alla procedura di conservazione digitale adottata, il numero progressivo del verbale e la presenza di allegati identificati e numerati, con l’esplicitazione del numero di pagine totali del fascicolo. Per garantire la tutela dei dati personali contenuti nel verbale è importante annotare che il trattamento dei dati è effettuato conformemente alla normativa sulla protezione dei dati personali, specificando se i nominativi dei presenti e le dichiarazioni rese saranno pubblicate integralmente o in forma sintetica e chi è responsabile del trattamento ai sensi del regolamento europeo.
Infine, un verbale completo dovrebbe contenere riferimenti alle norme statutarie o di legge cui la deliberazione si attiene, quando rilevante, e una breve motivazione delle scelte adottate, che descriva i presupposti di fatto e di diritto valutati dal consiglio. Qualora la seduta abbia riguardato nomine, revoche o modifiche di organi sociali, il verbale deve ricostruire il processo che ha portato alla decisione, riportando eventualmente le candidature presentate, i criteri di scelta adottati e la durata degli incarichi conferiti. L’allegazione di eventuali documenti giustificativi, report contabili, preventivi, convenzioni, corrispondenza e materiali informativi deve essere citata all’interno del testo con riferimento puntuale, in modo che chiunque consulti il verbale possa risalire facilmente alle carte che hanno formato la base delle deliberazioni. In sintesi, il verbale del consiglio direttivo della Pro Loco deve essere uno strumento documentale esaustivo che consenta di ricostruire chi ha partecipato, cosa è stato discusso, come si è deliberato, perché si è adottata una determinata decisione e quali azioni sono state delegate per la sua esecuzione, corredato delle firme e degli allegati necessari per garantirne validità, tracciabilità e compliance alle regole associative e amministrative.
Esempio di verbale consiglio direttivo pro loco
VERBALE N. __________
ASSOCIAZIONE PRO LOCO __________
Verbale della riunione del Consiglio Direttivo
Data: __________
Luogo: __________
Ora inizio: __________
Ora fine: __________
Presidente: __________
Segretario verbalizzante: __________
Presenti: __________
Assenti: __________
Invitati: __________
ORDINE DEL GIORNO
1) __________
2) __________
3) __________
4) __________
5) Varie ed eventuali
SVOLGIMENTO DELLA SEDUTA
Il Presidente, dopo aver constatato la regolarità della convocazione e la presenza del numero legale dei consiglieri, dichiara aperta la seduta alle ore __________.
Punto 1: __________
Discussione: __________
Proposte: __________
Delibera: __________
Modalità di esecuzione/responsabile/i: __________
Scadenze/termine: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
Punto 2: __________
Discussione: __________
Proposte: __________
Delibera: __________
Modalità di esecuzione/responsabile/i: __________
Scadenze/termine: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
Punto 3: __________
Discussione: __________
Proposte: __________
Delibera: __________
Modalità di esecuzione/responsabile/i: __________
Scadenze/termine: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
Punto 4: __________
Discussione: __________
Proposte: __________
Delibera: __________
Modalità di esecuzione/responsabile/i: __________
Scadenze/termine: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
Varie ed eventuali
Argomenti trattati: __________
Decisioni prese: __________
Eventuali comunicazioni: __________
DELIBERAZIONI
Delibera n. __________ – Oggetto: __________
Testo della delibera: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
Delibera n. __________ – Oggetto: __________
Testo della delibera: __________
Votazione: Favorevoli __________, Contrari __________, Astenuti __________
Esito: __________
COMPITI ASSEGNATI
Attività: __________
Responsabile/i: __________
Termine: __________
DOCUMENTAZIONE CONSEGNATA/ALLEGATA
Elenco allegati: __________
Chiusura della seduta
Non essendoci altri argomenti da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore __________.
Il presente verbale, redatto e sottoscritto, viene approvato in data: __________
Il Presidente: __________
Il Segretario verbalizzante: __________
Ulteriori firme
Consigliere: __________
Consigliere: __________
Consigliere: __________
Protocollo di ricezione/registrazione: __________