Questa introduzione accompagna una guida pratica dedicata alla redazione del verbale di approvazione del bilancio per le Associazioni Sportive Dilettantistiche, con l’obiettivo di fornire indicazioni chiare e operative per rispettare gli adempimenti statutari e normativi e garantire trasparenza nella gestione economica. Redigere un verbale corretto significa fissare in forma documentata le decisioni dell’organo competente, motivare eventuali scelte contabili e rendere immediatamente verificabile il percorso che ha portato all’approvazione, tutelando così l’associazione, i suoi dirigenti e i soci. La guida illustra contenuti essenziali, modalità formali di convocazione e svolgimento dell’assemblea, accorgimenti per la verbalizzazione e suggerimenti per l’archiviazione e la conservazione del documento, con attenzione alle esigenze pratiche delle ASD e al rispetto delle normative fiscali e civilistiche applicabili. Seguendo i criteri proposti sarà più semplice predisporre un verbale completo, leggibile e idoneo a dimostrare la correttezza delle procedure adottate, facilitando eventuali controlli e contribuendo a una gestione associativa responsabile e trasparente.
Indice
Come compilare un verbale approvazione bilancio ASD
Il verbale di approvazione del bilancio di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve ricostruire in modo chiaro e completo la sequenza degli eventi e le informazioni essenziali che legittimano la delibera assembleare. All’apertura della seduta è necessario indicare il giorno, la data, l’ora e il luogo in cui la riunione ha luogo, specificando la modalità della convocazione che ha portato i soci ad incontrarsi, nonché il riferimento allo statuto che disciplina la convocazione stessa; il verbale deve identificare le persone che assumono la presidenza dell’assemblea e la funzione di verbalizzante o segretario, riportandone nome, cognome e qualifica, e deve altresì ricostruire la composizione dell’assemblea rilevata al momento dell’inizio dei lavori, con l’enunciazione dei soci presenti, dei rappresentanti muniti di delega e, se previsto dallo statuto, della presenza o assenza del collegio dei revisori o del revisore legale. È importante che il documento attesti il raggiungimento del quorum statutario necessario per poter procedere all’esame e all’approvazione del bilancio, con la chiara esplicitazione se la seduta sia ordinaria o straordinaria ai fini statutari.
Nel corpo del verbale deve essere ricostruito il percorso di presentazione del bilancio: la data di riferimento dell’esercizio a cui il bilancio si riferisce, la consegna o la messa a disposizione dei documenti agli aventi diritto prima dell’adunanza e la citazione dei documenti sottoposti all’assemblea, ossia lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa o ogni altra relazione obbligatoria prevista dallo statuto o dalla normativa applicabile. Va riportata la relazione del consiglio direttivo o del presidente che illustra i risultati economico‑finanziari, le ragioni delle voci più significative, gli eventuali interventi straordinari realizzati nel corso dell’esercizio, gli elementi che hanno inciso sulla gestione e la proposta di destinazione dell’avanzo o della copertura del disavanzo, nonché qualsiasi allegato istruttorio come i bilanci di verifica, rendiconti di cassa o riconciliazioni bancarie e la documentazione probatoria a supporto delle poste più rilevanti. Se allo svolgimento del controllo contabile ha partecipato il collegio dei revisori o un revisore esterno, il verbale deve richiamare la relazione di controllo consegnata all’assemblea e sintetizzarne i rilievi oppure indicare l’assenza di rilievi.
Devono essere ricostruite le fasi di discussione e gli interventi effettuati dai soci, con la registrazione delle principali osservazioni, richieste di chiarimento e repliche fornite dal consiglio direttivo; nel caso in cui vi siano state dichiarazioni dissenzienti o proposte di modifica al testo di bilancio o alla destinazione dell’avanzo, il verbale dovrà riportare il contenuto essenziale di tali proposte e l’esito delle relative votazioni. La parte deliberativa deve esplicitare la proposta di approvazione presentata, il metodo di voto adottato (palese, per alzata di mano, scrutinio segreto se previsto) e l’esito numerico della votazione, indicando il numero dei voti favorevoli, contrari e le astensioni o, in alternativa, la dichiarazione di approvazione all’unanimità laddove questo sia il caso. È inoltre opportuno che il verbale contenga la quantificazione della maggioranza richiesta dallo statuto e la conferma del suo conseguimento, così da rendere trasparente la legittimità della delibera.
Il documento deve specificare le conseguenti determinazioni assembleari: l’approvazione del bilancio nella sua interezza o con le modifiche deliberate, la destinazione dell’avanzo o le modalità di copertura dell’eventuale disavanzo, eventuali deleghe conferite al consiglio direttivo per l’esecuzione delle delibere, l’autorizzazione ad operazioni particolari (ad esempio investimenti, vendite, acceso a linee di credito) e la nomina o la conferma di soggetti incaricati di firmare documenti contabili o fiscali a nome dell’associazione. Qualora l’assemblea abbia deliberato di inviare il bilancio ad organi esterni, enti federali o fiscali, o di depositarlo secondo obblighi statutari o normativi, il verbale dovrà riportare la decisione e le modalità di esecuzione.
Per garantire la tracciabilità e la conservazione, il verbale deve contenere la data di redazione, l’indicazione degli eventuali allegati che costituiscono parte integrante della delibera e l’impegno a conservare il verbole nello specifico libro verbali dell’associazione, con l’eventuale numero progressivo della pagina o del registro in cui verrà annotato. La sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante è essenziale per la validità formale; quando previsto dallo statuto o da normative applicabili, possono essere richieste anche le firme dei componenti del collegio dei revisori o dei soci presenti in calce al documento. Infine, è buona prassi che il verbale riporti eventuali adempimenti successivi risultanti dalla delibera, con termini e responsabili per l’attuazione, nonché l’indicazione di dove e per quanto tempo i soci potranno prendere visione dei documenti contabili approvati, in modo da agevolare la trasparenza e il rispetto delle disposizioni statutarie e delle normative vigenti.
Esempio di verbale approvazione bilancio ASD
Verbale n. __________
Assemblea __________ dell’Associazione Sportiva Dilettantistica __________
In data __________, alle ore __________, presso __________, si è riunita l’Assemblea __________ dell’Associazione Sportiva Dilettantistica __________, regolarmente costituita ai sensi dello Statuto sociale (art. __________) e previa convocazione inviata in data __________ mediante __________.
Presenti:
– Presidente dell’Assemblea: __________
– Segretario verbalizzante: __________
– Consiglio Direttivo presente: __________
– Tesoriere/Responsabile amministrativo: __________
– Soci presenti (elenco nominativi): __________
– Soci rappresentati per delega (elenco nominativi e deleganti): __________
Totale soci presenti e rappresentati: __________ su __________ aventi diritto al voto. Quorum: __________ (ai sensi dell’art. __________ dello Statuto).
Ordine del giorno:
1. Lettura e approvazione del Bilancio consuntivo dell’esercizio chiuso al __________ (Periodo di riferimento: dal __________ al __________).
2. Deliberazioni connesse e consequenziali.
3. Varie ed eventuali.
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra __________ che, dopo aver constatato la regolare costituzione dell’Assemblea, nomina come segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra __________.
Si procede quindi alla trattazione del primo punto all’ordine del giorno.
1) Presentazione del Bilancio
Il Tesoriere/Responsabile amministrativo, Sig./Sig.ra __________, illustra il Bilancio consuntivo relativo all’esercizio chiuso al __________, composto da: Stato Patrimoniale, Rendiconto Gestionale (Conto Economico) e nota integrativa. Relazione del Consiglio Direttivo allegata come Allegato A: __________. Relazione del Collegio dei Revisori/Verificatori dei Conti (se nominati) allegata come Allegato B: __________.
Sono posti a disposizione dell’Assemblea i documenti contabili sopra indicati, distribuiti in copia ai soci ed allegati al presente verbale.
2) Discussione
Sulla relazione del Tesoriere e sul Bilancio si apre la discussione. Intervengono i soci: __________ (breve sintesi interventi e osservazioni: __________).
3) Deliberazione
Terminata la discussione, il Presidente mette ai voti la proposta di approvazione del Bilancio consuntivo dell’esercizio chiuso al __________ così come presentato.
Esito della votazione:
– Votanti: __________
– Favorevoli: __________
– Contrari: __________
– Astenuti: __________
Deliberazione
L’Assemblea, con il quorum e le maggioranze sopra indicate, DELIBERA all’unanimità/a maggioranza (barrare la voce corrispondente) di:
– approvare il Bilancio consuntivo dell’esercizio chiuso al __________;
– destinare l’avanzo/assorbire il disavanzo di esercizio come segue: __________ (es.: destinazione a riserva statutaria, attività istituzionali, copertura perdite, ecc.);
– incaricare il Consiglio Direttivo di effettuare i depositi, le comunicazioni e gli adempimenti previsti dalla normativa vigente e dallo Statuto, ivi compreso il deposito del bilancio presso __________ entro i termini di legge.
Eventuali altre deliberazioni connesse:
– Approvazione del preventivo per l’esercizio __________: sì/no (se sì, importo: __________);
– Nomina/relazione dei Revisori/Verificatori: __________.
4) Varie ed eventuali
Si discutono altresì i seguenti punti: __________. Non essendovi altre osservazioni si passa alla chiusura della seduta.
Chiusa la discussione, alle ore __________ il Presidente dichiara chiusa l’Assemblea.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: __________
Il Presidente: __________
Il Segretario verbalizzante: __________
Firma dei Soci presenti (facoltativa):
1) __________
2) __________
3) __________
(continua elenco fino a __________)
Allegati:
– Allegato A: Bilancio consuntivo al __________ (Stato Patrimoniale, Rendiconto Gestionale, Nota Integrativa) – copia n. __________
– Allegato B: Relazione del Consiglio Direttivo – copia n. __________
– Allegato C: Relazione del Collegio dei Revisori/Verificatori (se presente) – copia n. __________
– Allegato D: Elenco soci presenti e deleghe – copia n. __________
Registrazione/Protocollo:
Protocollo n. __________ del __________.