La redazione del verbale di approvazione del regolamento interno rappresenta un passaggio cruciale nella vita di una cooperativa: non è solo un adempimento formale, ma lo strumento che attesta la volontà assembleare, garantisce la trasparenza delle decisioni e assicura la conformità alle norme statutarie e alla normativa vigente. Un verbale chiaro, completo e correttamente sottoscritto tutela la cooperativa in caso di contestazioni, facilita l’applicazione del nuovo regolamento e costituisce documentazione fondamentale per eventuali controlli, iscrizioni o comunicazioni agli organi competenti.
Questa guida offre indicazioni pratiche e operative per redigere un verbale efficace, evidenziando gli elementi essenziali che non devono mancare, le formalità procedurali da rispettare e le modalità migliori per conservare e rendere disponibile il documento agli interessati. L’obiettivo è fornire strumenti utili per supportare amministratori, presidente dell’assemblea e segretario nella predisposizione di un verbale che rispecchi fedelmente il processo decisionale e ne faciliti l’attuazione, sempre nel rispetto del quadro normativo e dei principi di buona governance cooperativa.
Indice
Come compilare un verbale approvazione regolamento interno cooperativa
Il verbale di approvazione del regolamento interno di una cooperativa deve ricostruire con precisione fattuale e giuridica la riunione in cui è avvenuta l’approvazione, fornendo tutti gli elementi necessari a dimostrare che la decisione è stata adottata nel rispetto dello statuto e della normativa applicabile e che il testo approvato è quello effettivamente deliberato. Occorre iniziare indicando data, ora e luogo della riunione, specificando se si è trattato di assemblea dei soci, consiglio di amministrazione o altra organo delegato e richiamando la modalità di convocazione (come è stata effettuata la convocazione, con riferimento a eventuali avvisi, termini e strumenti utilizzati), senza limitarsi a enunciare che la riunione è regolarmente costituita ma descrivendo le condizioni che ne garantiscono la validità.
Il verbale deve contenere l’elenco dei partecipanti con l’indicazione dei ruoli ricoperti (presidente dell’assemblea o del consiglio, segretario verbalizzante, amministratori, revisori, eventuali consulenti o legali presenti) e la rappresentazione delle eventuali deleghe o procure, comprensive del numero dei soci o delle quote rappresentate. È importante riportare il dato relativo al quorum costitutivo e deliberativo previsto dallo statuto: quanti soci o quante quote risultavano presenti o rappresentate al momento dell’apertura della seduta e se tali presenze soddisfavano i quorum richiesti per l’approvazione del regolamento; in caso di assenza di quorum vanno descritte le conseguenze procedurali adottate. Se durante la riunione sono state presentate dichiarazioni di conflitto di interesse, astensioni o contestazioni sulla legittimità della seduta, il verbale deve registrare testualmente tali dichiarazioni e l’eventuale esito delle relative verifiche.
Deve essere ricostruito, con sufficiente dettaglio, l’ordine del giorno così come è stato posto all’attenzione dei partecipanti e il testo proposto del regolamento interno: se il regolamento è stato distribuito in copia o letto ad alta voce va indicato, così come vanno riportate le eventuali integrazioni o modifiche proposte in corso di discussione. La sintesi della discussione non deve essere sommaria, ma deve documentare i punti salienti emersi, le osservazioni dei partecipanti, le argomentazioni favorevoli e contrarie più rilevanti, le basi normative o statutarie richiamate e le eventuali valutazioni di legali o consulenti incaricati, in modo che chi legga il verbale comprenda il percorso argomentativo che ha portato alla deliberazione. Se sono state adottate varianti testuali al regolamento originario, il verbale deve riportare con chiarezza quali modifiche sono state approvate; quando la decisione riguarda l’approvazione “nella sua interezza” è opportuno allegare il testo finale approvato e richiamarlo espressamente nel corpo del verbale.
L’aspetto decisorio richiede una chiara indicazione della modalità di votazione impiegata e degli esiti numerici della votazione. Il verbale deve specificare se la votazione è stata palese o segreta, se si è proceduto per appello nominale, alzata di mano, o con altro metodo, e quindi riportare il risultato, ovvero il numero di voti favorevoli, contrari e le astensioni nonché, quando rilevante, la ripartizione per categoria di soci o per valore quota che abbia incidenza sul calcolo del quorum. Qualora la votazione abbia previsto specifiche maggioranze qualificate dal regolamento o dallo statuto, il verbale dovrebbe attestare che la maggioranza richiesta è stata raggiunta e documentare il computo che lo dimostra.
Al termine della ricostruzione del processo decisionale va precisato l’atto formale compiuto: l’approvazione adottata, l’eventuale demandare la redazione definitiva del testo a uno o più soggetti, l’incarico di depositare o iscrivere il regolamento presso gli uffici competenti e la tempistica prevista per l’entrata in vigore. Se l’approvazione dipende da ulteriori adempimenti (ad esempio notifica ai soci, pubblicazione sul sito sociale, deposito presso il registro delle imprese o trascrizione nel libro delle deliberazioni) il verbale deve assegnare responsabilità e termini per tali adempimenti e indicare eventuali obblighi formali connessi alla decorrenza del regolamento.
La parte finale del verbale deve contenere la sottoscrizione delle persone che presiedono e redigono il verbale, con l’indicazione del luogo e della data di sottoscrizione. Va indicato dove sarà conservato il verbale e quali documenti sono allegati: il testo definitivo del regolamento approvato, eventuali bozze, la lista dei partecipanti, le deleghe e ogni documento probatorio rilevante. Se richiesto dallo statuto o dalla legge, si deve altresì riportare l’avvenuto deposito o la richiesta di autenticazione notarile, nonché le modalità con cui i soci verranno informati dell’avvenuta approvazione. Infine, il documento dovrebbe contenere una formula di chiusura che attesti l’ordine della seduta al momento della redazione del verbale e la conformità di quanto riportato alla realtà dei fatti, lasciando traccia di eventuali riserve sulle dichiarazioni riportate e della possibilità per i firmatari di prenderne visione e chiedere rettifiche entro i termini previsti dallo statuto.
Esempio di verbale approvazione regolamento interno cooperativa
VERBALE DI APPROVAZIONE DEL REGOLAMENTO INTERNO
Cooperativa: __________
Forma sociale: __________
Sede legale: __________
Codice fiscale / Partita IVA: __________
Registro Cooperative / Numero REA: __________
Tipo di organo riunito: __________ (es. Assemblea dei soci / Consiglio di amministrazione)
Luogo: __________
Data: __________
Ora di inizio: __________
Ora di chiusura: __________
Presiede la riunione: __________
Assiste come verbalizzante: __________
Ordine del giorno:
1) Lettura e approvazione del Regolamento interno della Cooperativa;
2) Conferimento delle relative deleghe per l’esecuzione della delibera;
3) Varie ed eventuali.
Sono presenti i seguenti componenti/intervenuti (specificare, se assemblea, nominativo e quota di partecipazione; se consiglio, carica e nominativo):
– __________
– __________
– __________
– __________
Si constata la regolarità della convocazione e la validità della riunione ai sensi dello statuto sociale. Risultano presenti/assenti i soci/amministratori nella seguente composizione:
Presenti: __________
Assenti: __________
Il Presidente apre la seduta e, su proposta, pone in discussione il primo e unico punto all’ordine del giorno relativo all’approvazione del Regolamento interno, già trasmesso ai partecipanti in data __________ e allegato al presente verbale come Allegato “A”.
Dopo ampia discussione e valutate le osservazioni presentate dai partecipanti, si passa alla votazione.
Votazione:
– Voti favorevoli: __________
– Voti contrari: __________
– Astenuti: __________
Deliberazione:
Con il voto di __________ favorevoli, __________ contrari e __________ astenuti, si approva il seguente atto:
“Si approva, con effetto immediato a decorrere dal __________, il Regolamento interno della Cooperativa, nella versione allegata al presente verbale come Allegato ‘A’, che diviene parte integrante e sostanziale della disciplina interna della Cooperativa stessa.”
Si delibera inoltre:
1) Di dare mandato a __________ (indicare nome e carica) per:
a) provvedere alle necessarie comunicazioni e registrazioni previste dalla normativa vigente e dallo statuto sociale;
b) depositare copia del presente verbale e del Regolamento interno presso la sede legale della Cooperativa e, se del caso, presso gli uffici competenti;
c) eseguire tutti gli adempimenti amministrativi e burocratici conseguenti all’approvazione.
2) Di autorizzare __________ (indicare nome e carica) a sottoscrivere, a nome della Cooperativa, ogni atto necessario all’attuazione della presente deliberazione.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore __________.
Allegati:
– Allegato A: Testo integrale del Regolamento interno approvato (data: __________)
– Eventuali altri allegati: __________
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: __________
Il Presidente: __________
Il Verbalizzante / Segretario: __________
Per presa visione e approvazione:
– __________ (socio/amministratore)
– __________ (socio/amministratore)
– __________ (socio/amministratore)